Il coaching per gestire le riunioni con il capo

Marco e la sua storia

Lunedì mattina la sveglia suona da alcuni minuti, ma Marco non la sente o meglio sente solo un brusio di sottofondo. Lui è un uomo gufo ed alzarsi la mattina per lui è sempre un trauma. Ad un certo punto guarda l’orologio, è come spesso accade è in ritardo… doccia veloce, sistematina alla barba e di corsa in macchina per raggiungere l’ufficio.

90 Km lo distanziano dalla sua sede di lavoro.

Tanti? Pochi? Non lo sa più neanche lui, in media percorre 1.000 Km in 5 giorni lavorativi e solitamente dorme 2 notti alla settimana in hotel. Marco si occupa del “field” e passa moltissimo del suo tempo in macchina per spostatosi da una sede di lavoro all’altra.

La sua passione, da sempre, la musica ed i motori. Entrambe le cose, in tempi e con modi diversi fanno ancora parte della sua vita, infatti anche oggi, come tutti i giorni della settimana, sale nella sua lussuosa macchina ed inizia ad ascoltare a tutto volume, ma soprattutto a cantare a squarcia gola la playlist che Spotify, versione gratuita, gli propone. Non sa bene il perché ma nell’ultimo periodo Spotify ha deciso di sincronizzarsi sui pezzi anni 90, proprio quei pezzi che amava e ancora ama tanto, alcuni anni fa suonava con la sua band. Erano anni che non le sentiva, che flash back di ricordi ed emozioni, anzi appena ha due minuti si comprerà su Amazon quel vinile che è nella “wish list” da alcune settimane. Il 2018 è andato bene e l’over achievement degli obiettivi ne è la prova!

Come ogni lunedì mattina tra una canzone e l’altra si sta preparando mentalmente anche alla riunione di allineamento del lunedì. Ripassa l’andamento delle vendite, i fatturati, i costi, le percentuali, tassi di conversione etc. Poi alla sua mente arriva il momento potenzialmente più difficile della riunione.

Non sempre avviene, ma può succedere, il momento dello scontro con Francesco, il suo capo.

Due uomini così diversi, ma allo stesso tempo così simili. Amano i numeri ed è la cosa che da sempre li accomuna, hanno caratteri forti, sono cocciuti, vogliono sempre sostenere le loro tesi, non mollano fino all’ultimo o meglio fino a quando non si convincono che il punto di vista dell’altro può essere giusto, hanno una forte visione strategica, ma tra di loro c’è un’unica grande, anzi grandissima differenza, la leadership.

Marco ha una fortissima capacità di leadership, cosa che lo rende stimato ed apprezzato da tutti i suoi colleghi, anche se ogni tanto si impunta sulle cose.

Francesco manca completamente di leadership, spesso per essere certo che i collaboratori portino avanti le attività, che lui vuole, come lui vuole, invece che condividere il proprio punto di vista, usa la gerarchia per farsi valere sugli altri. Gerarchia che viene spesso usata per restituire alle cose il giusto ordine, con frasi come: “se non ti va bene, la strada la conosci” oppure “queste tue affermazioni mi fanno mettere in dubbio le tue capacità professionali”.

Sono parole forti e dure che Marco conosce bene, anzi molto bene, già una volta ha deciso di mollare tutto e cambiare azienda, perché tutto questo era diventato troppo. Poi la vita e nello specifico la famiglia gli hanno fatto mettere in discussione le priorità e a quel punto 1.000 Km alla settimana e Francesco, nuovamente come capo, diventano / appaiono un compromesso sopportabile.

Chiara si lamenta, Marco non c’è mai, arriva in ritardo e se c’è è sempre al telefono o attaccato al PC a “salvare il mondo”. Doveva cambiare lavoro per essere più vicino a casa, ma soprattutto più presente, ma a quanto pare quello che doveva essere un cambio per migliorare la qualità della vita e del tempo in famiglia, sta solo aiutando ad aumentare la tensione.

Marco arriva di corsa in ufficio, ha trovato un incidente in autostrada ma, per fortuna, è riuscito ad arrivare per tempo. La presentazione è pronta, i numeri li conosce e li sa argomentare ed è pronto a rispondere a tutte le domande. La tematica di oggi era stata condivisa alcuni giorno fa e quindi ha avuto tempo per prepararsi, soprattutto qualora Francesco voglia sollevare obiezioni o dubbi sulle sue argomentazioni.

Mancano 10 minuti alla riunione, ma arriva un outlook che lo informa che l’incontro è posticipato di un’ora e ridotto da 60 a 30minuti, l’inizio non è dei migliori, per vedere quei numeri ci vuole del tempo e Francesco non è mai disponibile.

Alle 11:30 la riunione inizia, Francesco attacca il PC al proiettore e comunica al team che oggi si parlerà di Budget, non importa quello che i collaboratori avevano preparato, le priorità sono cambiate, entro fine della giornata deve mandare i numeri finali. Qualsiasi altro tema non è prioritario e può aspettare lunedì prossimo per essere smarcato.

Marco si innervosisce, doveva parlare di tematiche urgenti, che vengono rimandate da giorni, Francesco non risponde mai alle mail, agli sms e men che meno alle telefonate.

C’è poco da fare, gli animi sono tesi, i collaboratori nervosi, ma Francesco va avanti per la sua strada. Guardano i numeri, ma alcune cose non tornano, Marco cerca di portare avanti il suo punto di vista e spiegare a Francesco perché alcuni numeri apparentemente non corrispondono. C’è tensione e Marco e Francesco alzano i toni. Entrambi stanno alzando i propri muri e lo scontro ha inizio con fuoco e fiamme….

Pochi minuti dopo arrivano le solite frasi di Francesco per ristabilire la gerarchia, che come sempre risuonano come schiaffi per Marco. Sono parole forti e molto dure e mettono tutto il team, in primis Marco, in grande difficoltà.

 

Un malessere diffuso e la crisi di autogoverno

La riunione finisce, Marco è distrutto, non sa più cosa deve fare. Sa di avere ragione, anche i numeri sono dalla sua, ma Francesco non è d’accordo.

Le frasi e le parole di Francesco fanno male, feriscono e mettono un piccolo tarlo che può arrivare a mangiarti la testa, anche se Marco sa che il suo lavoro lo sa fare bene, molto bene.

Elisa ha assistito a tutta la scena, ed è preoccupata per lui. Conosce Marco, sa esattamente quello che gli frulla in testa in questo momento, neanche la migliore pizza, e lui va pazzo per la pizza, oggi lo può tirare su di morale.

Qualcosa che lo può aiutare ci deve essere, anzi certamente c’è! Con lei ha funzionato ha imparato a gestire le riunioni con Francesco permettendole di essere più distaccata e di vivere meglio gli scontri con lui, con Marco ne ha già parlato diverse volte, ma forse questo è il momento giusto per Marco per iniziare un percorso di Coaching.

Elisa gliene vuole parlare, ma ha anche paura che questo possa portarlo a delle scelte drastiche e non vuole in parte essere responsabile di questa scelta.

Poi si ricorda della frase che ha firmato quando ha letto il patto di Coaching:

“Il Coaching è un metodo di sviluppo di una persona, di un gruppo o di un’organizzazione che si svolge all’interno di una relazione facilitante, basato sull’individuazione e l’utilizzo delle potenzialità per il raggiungimento di obiettivi di miglioramento / cambiamento autodeterminati e realizzati attraverso un piano d’azione”. (L’essenza del Coaching, Franco Angeli 2012).

Elisa si convince che questo percorso lo potrebbe aiutare.

Marco vuole trovare le sue potenzialità e usarle per raggiungere i suoi obiettivi, quindi decide di seguire i consigli di Elisa e chiede alla sua HR di poter intraprendere un percorso di Coaching.

Certo all’inizio è scettico ha paura che Camilla lo possa controllare e che possa andare a sparlare con HR di quello che si raccontano durante le sessioni. Questa cosa potrebbe essere molto pericolosa, Francesco è una persona veramente permalosa, male che vada la metterà alla prova, vediamo se è una persona di cui ci si può fidare e soprattutto vediamo che consigli utili sarà in grado di dargli.

In fin dei conti cosa ha da perdere Marco?

Sente di avere bisogno di aiuto, è nel pieno di una crisi di auto governo.

È triste e sconsolato, si sente non compreso e non supportato, non ha la forza per lottare, forse Camilla gli darà le risposte che sta cercando, gli dirà se deve cambiare lavoro oppure se deve tenere duro per Chiara e la bambina.

 

Sessione 0 e sessione 1

Durante il primo incontro e con la prima sessione Marco inizia a capire alcune cose in più del Coaching.

La parola coach ha svariati significati, ovvero carrozza (mezzo di trasporto), oppure allenatore.

Infatti, Camilla, sta aiutando Marco ad individuare le proprie potenzialità e lo supporterà nell’allenamento delle potenzialità che verranno fuori durante le sessioni.

Riprendendo la formula di Timothy Gallwey ⁽¹⁾ considerato il padre del Coaching moderno, nel libro “The Inner Game”:

P=p-i

P= Prestazione / performance

p= potenziale

i= interferenze

Per poter aumentare la prestazione, Camilla dovrà aiutare Marco ad aumentare il proprio potenziale e ridurre al minimo le interferenze ⁽²⁾, che possono essere di due tipi:

• interferenze esterne: tutte le interferenze che dipendono dall’ambiente circostante, sulle quali ha lo 0% del controllo. Proprio perché scaturite da eventi indipendenti dalla propria volontà, non può controllare le interferenze esterne; può tuttavia influenzarle, e comunque modificare il proprio modo di reagire ad esse.
• interferenze interne: sono quelle che dipendono unicamente da Marco, e su cui, dunque, ha il 100% del controllo. Tutte le interferenze interne sono nella sua testa, e generalmente sono ciò che fa la vera differenza tra un obiettivo mancato e un risultato raggiunto. Controllando le interferenze interne, ovvero l’atteggiamento mentale e l’attitudine alle relazioni, è possibile minimizzarle per ottenere performance più alte e risultati migliori.

Camilla dovrà quindi prevedere le migliori modalità di intervento sullo sviluppo del potenziale di Marco usando quelli che sono gli strumenti a sua disposizione:

• domande aperte
• silenzio
• feedback di ascolto.

In tutto questo Marco si impegnerà ad allenare il suo potenziale attraverso l’applicazione della teoria del meta-potenziale il C.A.R.E.®⁽³⁾.

Le 4 meta-potenzialità da allenare saranno:

C: consapevolezza

Essere noti e presenti a sé, essere in contatto con la propria essenza, con le proprie possibilità, ma anche con il mondo nel quale si è inseriti inteso come contesto formato da ambiente e relazioni. Sviluppare consapevolezza, ovvero presenza e lucidità nel guardare dentro e fuori di sé. Questo rappresenta una conquista importante e il presupposto imprescindibile per lo sviluppo del potenziale.

A: autodeterminazione

Nella quale si trova tutto l’essenza dell’autonomia, del potere nel definire ciò che si vuole, si ambisce a raggiungere; questo è sostenuto dalla conoscenza dei propri bisogni e delle proprie leve motivazionali.

Si fa riferimento anche alla self efficacy di Bandura e il concetto di empowerment inteso come l’essere protagonista responsabile del proprio percorso.

R: responsabilità

Richiama il concetto di scelta consapevole e di presa di responsabilità delle proprie decisioni. Comprende anche il tema dell’impegno, dell’assunzione delle conseguenze e quindi capace di elaborare e gestire le informazioni e quindi di scegliere consapevolmente.

E: eudamonia

inteso proprio come realizzazione del sé: la radice “eu” significa il buono, il bello e il “daimon”, demone, ma anche talento ad indicare lo sviluppo del sé, del proprio potenziale.

Nel concetto di eudaimonia, quale realizzazione dell’unicità di ogni persona, c’è la concretezza del “diventa ciò che sei”, con consapevolezza delle proprie caratteristiche e della propria direzione.

Bisogna quindi lavorare e focalizzarsi su ciò che si ha e non sulle mancanze.

Gli strumenti e le competenze che Camilla avrà per favorire una relazione che faciliti l’apertura e la presa di coscienza sono le quattro A della relazione di Coaching⁽⁴⁾ che definiranno una relazione dedicata, chiara, non ambigua ed accogliente:

• Accoglienza
• Ascolto
• Alleanza
• Autenticità

E una volta sviluppato il C.A.R.E® di Marco e presa consapevolezza di sé e delle proprie risorse e potenzialità, Marco sarà pronto a definire un obiettivo concreto che renda il futuro desiderato pragmatico, strutturabile e realizzabile attraverso un piano d’azione specifico, ovvero un obiettivo SMARTER⁽⁵⁾ che gli permetterà di declinare in modo concreto gli obiettivi.

S: Specifico

M: Misurabile

A: Attuabile

R: Rilevante

T: Temporale

E: Ecologico

R: Registrato

 

In conclusione:

Già dalle prime sessioni con Camilla, Marco inizia a comprende che il Coaching non è una seduta di terapia (a casa c’è già Chiara che è psicologa e questo basta e avanza…) e neppure un incontro con una consulente che dispensa suggerimenti / consigli su come risolvere i problemi (ci ha provato, ma lei risponde alla domanda con un’altra domanda e Marco ricomincia a parlare e a cercare soluzioni).

Le domande, spesso sono così puntuali che gli danno lo spunto per delle “idee” come piace chiamarle a lui, e si sta rendendo conto che in sessione ha le sue responsabilità sia per quelli che sono i contenuti della discussione, sia per quello che è il piano d’azione.

La prima volta che Camilla gli ha spiegato cos’è un piano d’azione non era mica tanto contento di avere i compiti per casa, ma già alla fine della prima sessione ha capito che non erano compiti, ma step necessari per lavorare nella direzione in cui lui voleva andare (ad esempio chiarire con Francesco le incomprensioni dell’ultima riunione) e utilizzare metodi e strumenti che già sapeva e conosceva ma che è riuscito a tirare fuori perché, finalmente, si è preso il tempo per cercare le soluzioni e per parlarne con qualcuno ad alta voce.

Insomma ha trovato quelle risorse che erano nascoste nella nebbia dei suoi pensieri, probabilmente offuscate della rabbia, dal risentimento e anche dall’orgoglio.

Marco capisce quindi che queste sessioni con Camilla lo aiuteranno a trovare le risorse per affrontare le sfide del futuro, ma spera soprattutto di riuscire a trovare dentro di sé le risorse a cui attingere per imparare a gestire le relazioni non solo con Francesco, ma in generale con i suoi interlocutori.

Per non rischiare di perdere nessuna sessione Marco ha già bloccato in agenda le prossime 4 sessioni. Non vuole perdere occasioni importanti per riflettere sulle sue potenzialità.

 

 

Margherita Vascellari
HR Business Partner
Coach professionista specializzato in Business Coach
Belluno – Padova
marghevascellari@hotmail.com

 

Note:
(1) Timothy Gallwey, 1974 Stati Uniti, pubblica il libro “The inner game of tennis”
(2) “L’essenza del coaching” – Ostacoli pagg. 140-142 (Rossi-Pannitti 2012)
(3) Incoaching – coaching evolutivo
(4) “L’essenza del coaching” – quattro A della relazione pagg. 42-47 (Rossi-Pannitti 2012)
(5) “L’essenza del coaching” – SMARTER pagg. 127-133 (Rossi-Pannitti 2012)

 

Nota: la Teoria del Meta-potenziale C.A.R.E.®, il Coaching Evolutivo®, le 4A e la Relazione Facilitante sono di proprietà intellettuale di INCOACHNG® Srl.