Durante il corso di Coaching Professionale sono entrata in contatto con le principali teorie psicologiche alla base del Coaching che hanno generato preziosi insight sia dal punto di vista personale che professionale. Ho cercato di applicare sin da subito i concetti appresi sia alla vita quotidiana che al mio lavoro di Project Manager.

Qui di seguito cercherò di riassumere le connessioni e gli stimoli emersi in me dalla contaminazione fra le metodologie di gestione dei progetti ed il mindset e processo di Coaching. Per fare ciò, partiamo innanzitutto dalle definizioni. Un progetto è un’organizzazione temporanea creata allo scopo di consegnare uno o più prodotti, che prevede la collaborazione di persone, all’interno di un Team, con competenze diverse e inter-funzionali. L’ obiettivo è la realizzazione di un risultato desiderato e l’introduzione di specifici cambiamenti. Per sua natura un progetto è unico: tale unicità è data dalla tematica affrontata, dalle persone che compongono il Team, ma anche dalle tempistiche, dal contesto di riferimento, dagli stakeholders etc. Inoltre, ogni progetto ha un esito caratterizzato da incertezza perché la sua riuscita non è determinabile a priori ma dipende da molteplici fattori che possono evolvere nel tempo, quali, ad esempio, le risorse a disposizione, la durata del progetto, il budget, fattori culturali etc. Fin da qui si intravedono i primi punti di contatto con il Coaching, soprattutto in relazione alla presenza di persone che condividono un obiettivo da raggiungere e un piano da mettere in pratica. Inoltre, chiave è il concetto di cambiamento da introdurre attraverso un progetto e, conseguentemente, tutto ciò che concerne il controllo dell’incertezza e dei rischi legati al progetto. Nella definizione si sottolinea anche l’unicità del progetto e del Team, anch’esso pilastro dello sguardo e della postura del Coach.

Nel corso della mia carriera di Project Manager in ambito Tech mi sono confrontata costantemente con numerose metodologie di sviluppo e gestione dei prodotti in Team, che possono fondamentalmente ricadere in 2 principali categorie:

• Approcci lineari-sequenziali, che suddividono le attività di progetto in fasi sequenziali lineari, in cui ogni fase dipende dai risultati di quella precedente e provvede ad una maggiore specializzazione dei task. In questa categoria rientrano i modelli predittivi basati sulla programmazione anticipata come “Waterfall”.
• Approcci iterativi- adattativi sono, invece, strategie di gestione dei progetti che suddividono il lavoro in cicli brevi (iterazioni), durante i quali si sviluppano incrementi del prodotto. Alla fine di ogni iterazione, si raccolgono feedback e si adattano i piani successivi in base ai risultati ottenuti e alle nuove esigenze emerse. Ogni iterazione porta ad un prodotto potenzialmente rilasciabile, in contrapposizione con gli approcci lineari-sequenziali, in cui il prodotto viene reso disponibile solo alla fine del progetto. Gli approcci iterativi-adattativi sono tipici dei framework Agile, come Scrum, Kanbano Extreme Programming.

Nota Bene: è anche possibile combinare elementi di queste due categorie in un approccio che possiamo definire come “ibrido”.

Rispetto alle metodologie elencate, in generale, si parte dall’assunto che non esistono approcci assolutamente giusti o sbagliati, ma di volta in volta bisogna scegliere quello più adatto al progetto. Tuttavia, si può, con un buon grado di certezza, sostenere che gli approcci iterativi-adattativi sono quelli che maggiormente si prestano a ricevere stimoli attraverso l’applicazione di metodi di Coaching.

Se prendiamo, ad esempio, in analisi il framework Scrum, che è il più noto e diffuso all’interno delle metodologie Agile, possiamo ritrovare alcuni concetti chiave del Coaching. In primis, la fiducia nel Team, che evoca la relazione facilitante e l’alleanza senza “se” e senza “ma” fra il Coach e il Coachee. Inoltre, i metodi Agile condividono con il Coaching un approccio bastato sul meccanismo di feedback ed iterazione (Sprint). Tali strumenti, uniti ad un opportuno uso del monitoraggio, permettono di rivalutare alla fine di ogni iterazione, sia i risultati ottenuti dal progetto che il contesto di riferimento, per consentire di ri-orientare lo sviluppo ed adattare il piano d’azione al fine di consegnare un prodotto funzionante ad ogni Sprint (Potentially Shippable Product Increment).

L’applicazione di Scrum si compone di 5 eventi principali:

– Sprint, ossia l’iterazione alla base del metodo;

– Sprint Planning definisce lo scopo dello Sprint e il contenuto dello Sprint. Corrisponde alla fase di pianificazione e serve al Team per decidere cosa verrà sviluppato nello Sprint: partendo dal Product Backlog, che contiene la lista di tutte le attività da fare, ad ogni task viene assegnata una priorità ed un effort e successivamente vengono selezionate le attività implementabili all’interno dello Sprint partendo da quelle più prioritarie. Le attività sono poi assegnate ai membri del Team per essere svolte durante la durata dello Sprint (tipicamente 2 settimane). Questa fase si inserisce all’interno della cornice teorica del Goal Setting elaborata da Locke e Latham (1984, 1990);

– Daily Scrum è un appuntamento quotidiano in cui il Team si allinea sui temi legati all’esecuzione degli sviluppi e monitora l’andamento delle attività in relazione all’obiettivo da raggiungere a fine Sprint e, se necessario, prende le misure correttive necessarie;

– Sprint Review avviene quando, al termine dello Sprint, il Team rilascia l’incremento di prodotto e condivide i risultati con gli stakeholders del progetto;

–Sprint Retrospective con cui il Team riflette su come ha lavorato all’interno dello Sprint, su cosa ha funzionato e cosa invece può migliorare. Il mindset e il metodo del Coach possono essere fondamentali nell’approcciare questo momento in maniera costruttiva, evitando toni inquisitori e atteggiamenti giudicanti. Preferibile, invece, fare domande aperte e libere da bias, scambiare vicendevolmente feedback e liberare da convinzioni limitanti ed interferenze. Indispensabile rispettare le buone regole insegnateci dal Coaching, come non interrompere, non svalutare, non suggerire! Lo Sprint Retrospective, se condotto con la postura del Coach, può essere terreno fertile per lo sviluppo del potenziale (cfr contributi della Psicologia Positiva, Seligman e Peterson, “Character Strengths and Virtues”, 2004), può favorire la consapevolezza ed aumentare l’efficacia sia delle singole persone che del gruppo.

Con lo Sprint Retrospective, lo Sprint finisce. Subito dopo, senza interruzione di continuità, parte lo Sprint seguente con lo Sprint Planning.

Se, a questo punto, ricordiamo la struttura di un percorso di Coaching (cfr immagini sotto) e proviamo a mappare gli eventi di Scrum all’interno di questa struttura, scopriremo come i momenti chiave siano sovrapponibili fra loro.

Un progetto, così come un percorso di Coaching, ha una fase preliminare in cui, sulla base di un brief e di un business case, si valuta la fattibilità del progetto (l’equivalente della coachability per il coachee). Se la fattibilità è confermata e se c’è sufficiente assicurazione di business, si firma il contratto con il committente (l’equivalente del patto di Coaching) e si dà inizio al progetto. Il primo momento è una sorta di check-in, ossia un momento in cui si condivide con il Team lo scopo del lavoro, il perimetro del progetto e i risultati attesi. Successivamente si parte con le iterazioni (corrispondenti alle sessioni di Coaching), ognuna composta di fasi di esplorazione, elaborazione ed esecuzione, come descritto dagli eventi di Scrum. In ogni iterazione è presente un momento di definizione degli obiettivi, del piano d’azione e del monitoraggio (in Scrum, si chiama “definion of done”). Al termine di ogni iterazione c’è un momento di feedback di monitoraggio e si avanza con l’iterazione successiva fino alla fine del percorso che, nel caso di un progetto/prodotto, coincide con il rilascio del prodotto in produzione.

Grazie agli insight del corso di Coaching sono riuscita a comprendere come l’integrazione di queste, per me nuove, metodologie nel contesto Agile è certamente possibile e permette di valorizzare le competenze individuali e di Team, promuovendo un continuo miglioramento e adattamento. Questo approccio, non solo facilita il raggiungimento degli obiettivi di progetto, ma contribuisce anche allo sviluppo personale e professionale dei membri del Team che, spesso, viene tralasciato o delegato a funzioni esterne, se non alla buona volontà dei singoli. A tale proposito, per il prosieguo della mia attività professionale, dedicherò una sempre maggiore attenzione e cura di questi aspetti utilizzando il mindset e gli stumenti di Coaching acquisiti.

Roberta Quero

Product Manager, Engineer e Professional Coach | Lombardia

roberta.quero14@gmail.com